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Unternehmensführung für den Mittelstand / KMU – Infos, Downloads & Software

Unternehmensführung
Abb.: Coloures-Pic / fotolia by Adobe

Als Unternehmensführung bzw. Management bezeichnet man die Führung von wirtschaftlichen Organisationen oder Unternehmen. Im Rahmen des betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauchs werden die Begriffe Unternehmensführung und Management jedoch weitgehend synonym verwendet. Zu Unklarheiten führt auch, dass der Begriff Unternehmensführung häufig in unterschiedlichen Kontexten angewendet wird: Unternehmensführung aus institutioneller Sicht (Wer?), aus funktioneller Sicht (Wodurch?) und aus prozessorientierter Sicht (Wie?).

Die nachfolgenden Informationen richten sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und mittelständische Firmen, sowie deren Inhaber bzw. Geschäftsführer. Hinweise auf kostenlose Downloads mit Muster-Vorlagen und Checklisten, sowie Software-Tipps sollen dazu beitragen, Ihre tägliche Arbeit im Rahmen der Unternehmensführung zu vereinfachen.

 

Definition

"Unternehmensführung bezeichnet in der Betriebswirtschaft zweierlei: zum einen den Personenkreis, der ein Unternehmen leitet (Synonym: Unternehmensleitung oder Management); zum anderen den Prozess des Führens eines Unternehmens (eine Substantivierung des Verbs führen). Unternehmensführung kann institutionell, funktional und prozessual interpretiert werden.

Der Begriff Führung kommt in zahlreichen Wissenschaften vor. In den Sozialwissenschaften bezeichnet dieser Begriff planende, koordinierende und kontrollierende Tätigkeiten in Gruppen und Organisationen (engl. leadership).[1] Ein wichtiger Teilbereich der Führung ist die Menschenführung. Der Begriff der Leitung wird teils synonym verwendet, bezieht sich aber häufiger auf die Disposition von Sachen.

Führung kann man definieren als die direkte und indirekte Verhaltensbeeinflussung zur Realisierung von Zielen, die sich aus übergeordneten Zielen einer Organisation, des Unternehmens und den Erwartungen der Stakeholder ableiten.[2] Die direkte Einflussnahme erfolgt durch die persönliche Beziehung von Führungspersonen und Geführten[3]; Strukturen wie zum Beispiel Anreiz-, Planungs- und Kennzahlensysteme können einen indirekten Einfluss auf das Verhalten ausüben. ... "
[➥ sehen Sie auch: Unternehmensführung, Quelle: Wikipedia]

 

Der Mittelstand – Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Die Europäische Kommission spricht nicht vom Mittelstand, sondern von Kleinen und Mittleren Unternehmen (KMU). Sie stellen EU-weit 99 % aller Unternehmen – mit ihren eigenen Schwierigkeiten und Bedürfnissen. Um Verzerrungen auf dem Binnenmarkt zu vermeiden, stellt die KMU-Definition einen Kriterienkatalog auf, der europaweit Geltung hat, wenn es um die Beantragung von Fördermitteln geht.
[Quelle: mittelstandswiki.de]

Im Gegensatz dazu geht es dem Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn vor allem darum, die Lage des Mittelstands zu analysieren und für die Politik konkrete Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten. Das Institut definiert die Unternehmensgrößen etwas anders.

Beide Einteilungen sind jedoch unabhängig von der gewählten Rechtsform des Unternehmens:

KMU und Mittelstand - Definition und Einteilung
Abb.: KMU und Mittelstand – WEKA Media GmbH & Co KG

 

Wirtschaftliche Bedeutung des Mittelstands / KMU

Die knapp 3,5 Millionen kleinen und mittleren Unternehmen umfassen in der Bundesrepublik Deutschland

Auf den Seiten des IfM findet sich umfangreiches weiteres Datenmaterial zur wirtschaftlichen Bedeutung des Mittelstands.

 

Arbeiten im Familienbetrieb – Der Ehegatten Arbeitsvertrag

Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und vor allem bei Familienbetrieben ist es üblich, dass Angehörige – zumeist der Ehepartner – in erheblichem Umfang mitarbeiten. Häufig fehlt es jedoch an einer vertraglichen Grundlage. Gerade ein entsprechender Arbeitsvertrag für Familienmitglieder / Ehegatten ist aber unerlässlich, um Ärger mit dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern zu vermeiden.

Vermeiden Sie Ärger, schaffen Sie eine vernünftige vertragliche Grundlage! Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage:

[➥ Ehegatten-Arbeitsvertrag – Muster zum Download]

 

Aufgaben und Herausforderungen für den Mittelstand

Als Inhaber eines kleinen Familien- oder Handwerksbetriebs oder als Geschäftsführer einer GmbH / eines mittelständischen Unternehmens sind Sie einem immer stärkeren Marktdruck und höheren Erfolgserwartungen ausgesetzt. Neben dem täglichen Business müssen Sie sich um umfangreiche administrative und bürokratische Themen, aber auch um neue Aufgaben und strategische Planungen kümmern.

Die größten Veränderungen – neue Herausforderungen:

Unternehmensführung – Wichtige Themenfelder:

 

Tipps und Arbeitshilfen für Unternehmer und Geschäftsführer:

Mit den nachfolgend aufgeführten Produkten möchten wir Ihnen als Unternehmer oder Geschäftsführer nützliche Hilfsmittel und wertvolle Informationsquellen für Ihre täglichen Aufgaben im Bereich der Unternehmensführung an die Hand geben. Bitte informieren Sie sich ausführlich und nutzen Sie die Möglichkeit, die Produkte kostenlos 14 Tage zu testen, um einen ausführlichen Eindruck zu erhalten.

 

 

Digitalisierung im Mittelstand - Chance für KMU

Abb.: magele-picture /​ fotolia by Adobe

Der digitale Umbruch ist überall zu spüren und fordert Unternehmen einiges ab. Eine repräsentative Studie mit Befragung von rund 12.000 Unternehmen durch das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zeigt, dass inzwischen alle Wirtschaftsbereiche und der Großteil der Betriebe von der zunehmenden Digitalisierung betroffen sind.
[➥ IAB-Kurzbericht: Wirtschaft 4.0 – Digitalisierung verändert die betriebliche Personalpolitik]

Zu unterscheiden sind dabei vor allem drei Formen von Digitalisierung, die in Unternehmen unterschiedlich stark ausgeprägt bzw. in den Fokus weiterer Bemühungen gestellt werden:

  1. Interne Digitalisierung – digitale Vernetzung der internen Produktions- oder Dienstleistungskette
  2. Externe Digitalisierung – digitale Vernetzung mit Zulieferern oder Kunden
  3. Einsatz lernender Systeme – Mensch-Maschine-Interaktionen / Machine Learning / Deep Learning

Der digitale Fortschritt betrifft alle Branchen und Geschäftsbereiche. Um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern und als Unternehmen weiterhin erfolgreich zu bleiben, sind Mut zur Veränderung, Investitionen in Infrastruktur und Personal, sowie vor allem Ausbildung und Weiterbildung gefragt. Ein Verdrängen oder das Spielen auf Zeit hilft Unternehmen dauerhaft nicht weiter. Umso wichtiger ist es, die Digitalisierung in allen Geschäftsprozessen des Unternehmens rechtzeitig zu verankern.

 

Förderung der Digitalisierung im Mittelstand

Fördermittel – Staatliche Anschubhilfe für die Digitalisierung
An der zunehmenden Digitalisierung kommt im Geschäftsalltag kaum ein Unternehmen vorbei. Die Digitalisierung kann für Unternehmen jedoch teuer werden. Fördermittel und staatliche Unterstützungsmaßnahmen für die Digitalisierung helfen Unternehmen, die notwendigen Investitionen zu bewältigen.

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Förderprogramm "Go digital"
Jetzt lohnt es sich für Sie besonders, sich aktiv mit der Thematik Förderprogramme zur Digitalisierung zu befassen und durchzustarten – es warten hohe Förderungen auf Sie. Der GmbH-Brief informiert Sie über nennenswerte Förderprogramme – als Beispiel kann hier das Förderprogramm "Go digital" genannt werden.

Das Förderprogramm "Go digital" richtet sich an kleine und mittlere Betriebe im Handwerk und in der gewerblichen Wirtschaft. Das Förderprogramm ist erfreulich praxisnah: Es bietet Unterstützung bei Beratungsleistungen, um mit den rasanten Entwicklungen im Bereich Online-Handel, der Digitalisierung und der damit verbundenen IT-Sicherheit Schritt halten zu können.

 

Das Förderprogramm des Bundes besteht aus drei Modulen:

Sehr erfreulich ist, dass die drei Bereiche weit gefasst sind. Damit kommt Ihre Firma schnell in den Genuss von Fördermitteln.

Wie hoch ist die Förderung?
Aus den drei Modulen wählen Sie das auf Ihren Betrieb zugeschnittene Hauptmodul aus. Die Förderung hierfür und für etwaige erforderliche Nebenmodule beträgt 50% der Beratungsleistungen. Gefördert werden maximal 30 Beratungstage in einem halben Jahr mit einem maximalen Beratertagesatz von 1.100 €.

Sie erhalten weiterhin wertvolle Informationen und Tipps zu folgenden Punkten:

 

Chancen durch vorbildliches Datenmanagement

Datenschutz und Datenmanagement im Unternehmen – Diese Themen stellen für viele Unternehmer eine zusätzliche Belastung dar, die mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden ist. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sind in Bezug auf die Digitalisierung der Firmendaten und der Einhaltung der Europäischen Datenschutz-Grund-Verordnung EU-DSGVO häufig überfordert.

 

EU-Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO für KMU

DSGVO – Was bedeutet das für kleine Unternehmen?
Die "Europäische Datenschutz-Grund-Verordnung" (DSGVO) ist die Basis der Regelungen im Bereich des Datenverkehrs in und rund um einen Betrieb. Mit der DSGVO hat die EU einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten geschaffen. Am 25. Mai 2018 endet die Übergangsfrist und Unternehmen müssen die darin enthaltenen Pflichten erfüllen.

DSGVO – Übersicht wichtige Begriffe

Braucht jedes kleine Unternehmen jetzt einen Datenschutzbeauftragten?
Bisher war ein Datenschutzbeauftragter nur dann nötig, wenn mindestens zehn Personen im Betrieb dauerhaft mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogene Daten betraut waren. Die DSGVO verlangt nun immer dann einen Datenschutzbeauftragten, wenn "die Kerntätigkeit des Unternehmens in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht".

Was muss im Rahmen der DSGVO dokumentiert werden?
Umfangreiche Dokumentationspflichten und Berichte können vor allem für kleine Unternehmen zur Belastung werden. Die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses ist aber eine gesetzliche Pflicht, die man auf jeden Fall erfüllen muss.

Wer überprüft, ob ein Unternehmen die Pflichten erfüllt?
Die DSGVO legt eine sogenannte Nachweispflicht fest. Dies bedeutet, es muss nachgewiesen werden können, dass die gesetzlichen Pflichten eingehalten werden. Die Landesdatenschutzbehörden können verdachtsunabhängige Prüfungen durchführen und sich die Verzeichnisse der Verarbeitungsprozesse vorlegen lassen. Ebenso haben Sie das Recht, die Geschäftsräume zu betreten, Einsicht in geschäftliche Unterlagen zu nehmen und sich Zugang zu allen personenbezogenen Daten im Unternehmen zu verschaffen.

Bezieht sich die DSGVO nur auf B2C oder auch auf B2B-Geschäftsbeziehungen?
Es wird nicht zwischen B2C und B2B unterschieden. Die DSGVO spricht immer nur von "Daten". Auch im B2B-Bereich können personenbezogene Daten anfallen und im Betrieb verarbeitet werden.

Welche Bußgelder drohen bei Nichteinhaltung der DSGVO?
Die Datenschutzgrundverordnung sieht Bußgelder bis maximal 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes vor. Zudem können bestimmte Verstöße gegen das Datenschutzrecht auch als Straftaten geahndet werden.

Um welche Themen sollen sich kleine Unternehmen kümmern?
Die wichtigsten Punkte hier sind Datenschutzerklärung, Auskunftsblatt, Musterverzeichnis, Verschwiegenheitserklärung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten im Unternehmen. Auf jeden Fall sollte man zuerst eine Aufstellung machen, an welchen Stellen im Unternehmen personenbezogene Daten von wem und zu welchem Zweck verarbeitet werden. Dann sollten alle Firmenunterlagen und Informationen, die eine datenschutzrechtliche Relevanz haben (z.B. Datenschutzerklärung auf der Website, Einwilligungserklärungen, ..), auf den aktuellen, DSGVO-relevanten Stand gebracht werden. Danach kann man sich an die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses machen.

DSGVO – einmaliger Aufwand oder Dauerthema für kleine Unternehmen?
Leider ein Dauerthema – So wie sich ein Unternehmen im Laufe der Zeit wandelt, muss auch das Verarbeitungsverzeichnis angepasst werden.

 

GoBD – Status und Umsetzung im Betrieb

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hinsichtlich der korrekten Führung von EDV-gestützten Kassenbüchern und anderen elektronischen Handelsbüchern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufgestellt. Von diesen GoBD ist auch die Benutzung von Registrierkassen bei Bargeschäften erfasst, wenn diese Registrierkassen Daten in elektronischer Form speichern.

[➥ Download: Kurzcheck – sind die GoBD bei Ihnen bereits umgesetzt?]

Sind Gewerbetreibende von den GoBD betroffen?
Betroffen sind im weiteren Sinne alle Gewerbetreibenden, die Bücher führen und im engeren Sinne alle, die eine elektronische Registrierkasse, PC-Kasse oder ähnliches einsetzen. Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet.

Gibt es Ausnahmen bei der GoBD?
Kleingewerbetreibende, die per Einnahmen-Überschuss-Rechnung abrechnen, müssen grundsätzlich keine Handelsbücher führen. Wer freiwillig Bücher führen will, die denen der Kaufleute ähnlich sind, muss dabei auch alle Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung erfüllen.

Den GoBD unterliegen generell sämtliche Kassenbücher, egal, ob sie mit Registrierkassen oder anders elektronisch geführt bzw. aufgezeichnet werden. Es lohnt sich daher, die eigene Buchführung auf die Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen.

Kostenlose GoBD Downloads

 

Elektronischer Schriftverkehr – De-Mail

Die Kommunikation mit Behörden und Unternehmen erfolgt zunehmend über den elektronischen Weg. Sobald jedoch Verträge geschlossen, Erklärungen abgegeben, Anträge gestellt oder vertrauliche Dokumente übermittelt werden, wird meist auf die herkömmliche Briefpost oder das Faxgerät zurückgegriffen. Die De-Mail ermöglicht nun eine rechtssichere und vertrauliche Kommunikation.

E-Mails sind auch im Zeitalter der digitalen Kommunikation nur bedingt rechtsverbindlich und haben nur eine eingeschränkte Beweiskraft. Außerdem sind die Vertraulichkeit und die Authentizität des Kommunikationspartners nicht ohne Weiteres garantiert. Der Versanddienst De-Mail bietet eine Möglichkeit zur sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Kommunikation im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).

Bestimmte Berufsgruppen wie Steuerberater sind ab 01.01.2018 verpflichtet, ein De-Mail-Konto einzurichten. Aber auch für Personen und Unternehmen, die nicht verpflichtet sind, ein De-Mail-Konto zu führen, kann es sinnvoll sein, sich ein solches Konto zuzulegen.

Typische Anwendungsfälle sind:

Im Internet können Sie unter der Adresse https://www.de-mail.info/verzeichnis.html nachsehen, welche Unternehmen und Behörden aktuell eine Kommunikation über das De-Mail-Netzwerk anbieten.

 

Kostenlose Downloads

 

Produkt-Tipps – Software, Infos, Vorlagen, Muster

WEKA bietet Ihnen für den Themenbereich Unternehmensführung praxiserprobte und rechtssichere Software und Fachinformationen. Nachfolgend möchten wir Ihnen dazu einige wichtige Lösungen zum Thema Unternehmensführung & Management vorstellen.

 

 

 

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Für mehr Informationen zum Thema Unternehmensführung stehen Ihnen unsere erfahrenen Kundenberater unter der Nummer 08233 / 23-4000 zur Verfügung.

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