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Steuern & Finanzen – Übersicht für Unternehmer

Steuern sparen - Finanzen im Unternehmen
Abb.: Thomas Reimer / fotolia by Adobe

Steuern und Finanzen:
Die Finanz- und Steuerpflichten sind vielseitig und können bei Nichtbeachtung für das Unternehmen erhebliche monetäre Folgen nach sich ziehen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können in den ersten zwei Jahren nach ihrer Gründung Förderungen zu betriebs-wirtschaftliche Beratungen (zu ihren Finanz- und Steuerpflichten) durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erhalten. Unter bestimmten Voraussetzungen können sich Unternehmen auch von Steuern befreien lassen, wie z. B. im Bereich der Verbrauchsteuer: Zur Befreiung von der Energie- und Stromsteuer bei energieintensiver Produktion ist hierbei ein schriftlicher Antrag beim zuständigen Hauptzollamt zu stellen. Über Steuererklärungen und Außenprüfungen kontrollieren Finanz- und Hauptzollämter die Steuern und Abgaben.

Um unangenehmen und teuren Konsequenzen vorzubeugen ist eine korrekte Buchführung und Bilanzierung unabdingbar. Nur so können Sie letztlich die Erfüllung Ihrer unternehmerischen Pflichten nachweisen.

Tipps und kostenlose Downloads mit Muster-Vorlagen und Checklisten, sowie Software Angebote mit Relevanz für den Themenbereich Steuern und Finanzen im Unternehmen finden Sie hier:

 

Definition

Steuern und Finanzen im Unternehmensbereich. Welche Steuern zu bezahlen sind hängt von der Unternehmensform und -größe ab. Zuständig ist primär das Finanzamt am Wohnsitz des Unternehmers / der Unternehmerin. Liegt der Firmensitz nicht im Einzugsbereich des Finanzamts am Wohnsitz des Firmeninhabers / der Firmeninhabern, ist eine Feststellungserklärung zu erstellen. (In einer Personengesellschaft dient diese zudem dazu, die Einkünfte aller Gesellschafter / Gesellschafterinnen einheitlich zu ermitteln.)

Umsatzsteuer ist ab einer gewissen Umsatzgrenze zwingend abzuführen. Jedes Unternehmen erhält vom Finanzamt eine Steuernummer (Identifikationsnummer), bzw. bei Überschreitung der EU-Grenzen im Rahmen der Geschäftsvorgänge eine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Lediglich Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 17.500 € und einem zu erwartenden laufenden Jahresumsatz von unter 50.000 € können eine Umsatzsteuerbefreiung erhalten. In Form einer Umsatzsteuervoranmeldung ist der Umsatz je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich anzumelden und eine entsprechende Vorsteuer vorab zu leisten. Mit der Umsatzsteuerjahreserklärung werden eventuelle Abweichungen von Vorsteuer zu tatsächlich angefallener Umsatzsteuer dann ausgeglichen.

Gewerbesteuer ist für jedes gewerbsmäßig tätige Unternehmen Pflicht, außer für Freiberufler und Unternehmen unterhalb der Freibetragsgrenze.

Beschäftigen Sie Personal, müssen Sie Lohnsteuer abführen. Bei über 10 Beschäftigten ist ein Lohnsteuerjahresausgleich vorzunehmen.

Für Kapitalgesellschaften kommt auch noch die Körperschaftsteuer hinzu. Im Sinne einer "Einkommensteuer für juristische Personen"  basiert sie auf dem Einkommen. Befreit sind lediglich soziale und gemeinnützige Einrichtungen sowie bestimmte Unternehmen des Bundes.

 

Steuererklärung

Wann muss grundsätzlich eine Einkommensteuererklärung abgegeben werden?

Grundsätzlich ist jeder Steuerbürger, der im Inland entweder einen Wohnsitz hat oder aber sich im Inland ohne Wohnsitz zumindest üblicherweise aufhält (zeitlich zusammenhängender Aufenthalt von mehr als sechs Monaten) verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung einzureichen, wenn

  1. Einkünfte bezogen wurden, die den jährlichen Grundfreibetrag (bei Zusammenveranlagung Grundfreibetrag × 2) übersteigen und diese Einkünfte nicht aus Arbeitslohn bestehen, welcher der Lohnsteuer unterworfen wurde, oder
  2. lohnversteuerter Arbeitslohn bezogen wurde, aber Tatbestände des § 46 Abs. 2 EStG verwirklicht werden (z. B. Arbeitslohnbezug von mehreren Arbeitgebern, Bezug von Krankengeld oder Arbeitslosengeld, Ehegatten beziehen Arbeitslohn in den Steuerklassen III und V, andere Einkünfte über 410 € usw.).

Kann auch freiwillig eine Steuererklärung eingereicht werden?

Auch freiwillig kann eine Steuererklärung abgegeben werden. Dies ist grundsätzlich immer sinnvoll, wenn z. B. hohe Werbungskosten geltend gemacht werden können oder größere Lohnsteuerbeträge zur Anrechnung gelangen. Selbst wenn keinerlei positive Einkünfte erzielt wurden und Werbungskosten sogar zu negativen Einkünften führen, ist die Abgabe einer Steuererklärung möglich und auch sinnvoll, um die Kosten in Folgejahren verrechnen zu können.

Hinweis: Die Abgabe einer freiwilligen Steuererklärung kann nur innerhalb der sogenannten Festsetzungsfrist von vier Jahren erfolgen.

 

Statistikpflichten

Es besteht Auskunftspflicht: Für statistische Zwecke sind je nach Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens verschiedene Daten-Beiträge an das statistische Landesamt zu leisten. Lediglich in den ersten drei Betriebsjahren kann ein Befreiungsantrag an das jeweilige statistische Landesamt gestellt werden.

 

Buchführung und Bilanzierung

Buchführung

Um einerseits die Vermögenslage eines Unternehmens feststellen und beurteilen zu können und andererseits die steuerlichen Grundlagen zu schaffen ist das betriebliche Rechnungswesen in Form einer sauberen Buchhaltung unabdingbar. Insbesondere auch in Fällen von Prüfungen durch das Finanzamt.

 

Doppelte Buchführung

Eine Bilanzierung mittels Doppelter Buchführung ist für eingetragene Kaufleute, Personen- und Kapitalgesellschaften verpflichtend. Sie müssen eine Inventurliste führen, eine Eröffnungsbilanz und einen Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) erstellen. Ein Kassenbuch führen sowie Warenein- und -ausgangsbücher.

 

Einnahmenüberschussrechnung

Liegt Ihr Jahresumsatz über 17.500 € müssen Sie dem Finanzamt in der Einnahmenüberschussrechnung Ihre Ein- und Ausgaben mitteilen. Bei einem niedrigeren Umsatz reicht eine formlose Gewinnermittlung.

Des Weiteren können folgende Aufzeichnungen - separat geführt - erforderlich sein:

 

Aufbewahrungspflichten

 

Kassenführung

Immer wieder steht das Kassenbuch im Fokus von Finanzamt und Betriebsprüfungen. Insbesondere bargeldintensive Branchen müssen dann nachweisen, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde.

Sehen Sie dazu auch: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"

Prüfer kontrollieren das Kassenbuch und die entsprechenden Aufzeichnungen besonders kritisch. Decken sie dabei Kassenfehlbeträge auf, können sie die gesamte Buchführung verwerfen, sozusagen der Super-Gau einer Betriebsprüfung. Die Folgen reichen von Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen durch das Finanzamt über Nachzahlungen bei Umsatzsteuer, Einkommensteuer oder Gewerbesteuer bis hin zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens.

Kostenlose Downloads:

 

Die Betriebsprüfung / Steuerprüfung / Außenprüfung

Bei Betriebsprüfung / Steuerprüfung / Außenprüfung werden einzelne Steuerarten oder auch der gesamte Betrieb durch Finanzamt bzw. Hauptzollamt geprüft:

"Die Betriebsprüfung ist ein Teil des Außenprüfungsdienstes der Steuerverwaltung. Daneben zählen auch die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu den Außenprüfungsdiensten.

Die Betriebsprüfung ist ein wesentliches Instrument zur Erfüllung der den Finanzbehörden gesetzten Aufgabe, die Steuern nach Maßgabe der Gesetze festzusetzen und zu erheben. Die Betriebsprüfung ist eine abschließende, nachträgliche Überprüfung des Steuerfalls und bezieht sich auf bestimmte Steuerarten und bestimmte Besteuerungszeiträume.

Außenprüfungen sind bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen.

Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist."
[Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de]

 

Für Zwecke der Außenprüfung werden die Steuerpflichtigen in folgende Größenklassen eingeteilt:

Dabei wird die Zuordnung zu den Größenklassen vom Umsatz und Gewinn der Steuerpflichtigen abhängig gemacht.

Die Einordnung in eine Größenklasse erfolgt stichtagbezogen alle drei Jahre. Die gültigen Abgrenzungsmerkmale für die Größenklassen gibt das BMF in einem Schreiben (BStBl I) bekannt.

Über die jeweiligen Änderungen der Größenklassen informiert Sie jeweils der SteuerSparbrief Aktuell.

 

Wann droht Steuerprüfung?

Sie sind nicht sicher, ob in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung droht? Möchten sich im Falle der erhöhten Wahrscheinlichkeit gerne rechtzeitig vorbereiten?

Aus dem Steuer-Sparbrief AKTUELL, dem Beratungsbrief für aktuelles Steuerrecht, haben wir für Sie eine Hilfe bereit gestellt: Holen Sie sich jetzt die kostenlose Übersicht, unter welchen Umständen sich die Wahrscheinlichkeit einer Steuerprüfung deutlich erhöht.

➥ Checkliste – Wann droht Steuerprüfung

 

Schätzungen

Die Schätzungen sollen die Besteuerungsgrundlagen bestmöglich "treffen". Schätzungen sind deshalb weder Strafe noch Zwangsmittel, um die Mitwirkung des Steuerpflichtigen zu erzielen. Der Schätzrahmen des Prüfers ist gleichwohl unangenehm groß.

Auszug aus § 88 Abgabenordnung (AO)
Untersuchungsgrundsatz
(1) Die Finanzbehörde ermittelt den Sachverhalt von Amts wegen. Dabei hat sie alle für den Einzelfall bedeutsamen, auch die für die Beteiligten günstigen Umstände zu berücksichtigen. […]

 

Mitwirkungspflicht
Die Finanzbehörde ist demnach verpflichtet, einen Sachverhalt von Amts wegen zu ermitteln.

Die Rechtsprechung hat diesen Grundsatz aber inzwischen eingeschränkt: Immer dann, wenn der Steuerpflichtige seinen eigenen Pflichten (z. B. Belegsammlung, ordnungsgemäße Buchführung, revisionssichere Archivierung von Daten) nicht nachkommt, kann es sich die Finanzbehörde einfacher machen und die Fehler gegen den Steuerpflichtigen auslegen. Eingeschränkt wird dieses Recht nur durch den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und den Grundsatz der Zumutbarkeit.

Ist das Ergebnis der Buchführung mit hoher Wahrscheinlichkeit sachlich richtig, darf der Prüfer trotz formeller Buchführungsfehler nicht schätzen. Problematisch ist allerdings der Nachweis, ob das Ergebnis wirklich sachlich richtig ist. Hier muss der Steuerpflichtige Plausibilitäten herbeiführen.

Einspruch ist wichtig
Selbst bei sehr hohen Zuschätzungen bleibt ein daraus hergeleiteter Steuerbescheid zunächst gültig. Eine "Nichtigkeit" (d. h. der Steuerbescheid ist trotz Zusendung an den Steuerpflichtigen so zu behandeln, als wäre er nicht existent) liegt nur in den allerseltensten Fällen vor. Es bleibt deshalb dabei, dass Sie gegen jeden Steuerbescheid, der eine – aus Ihrer Sicht – unzulässig hohe Schatzung enthalt, Einspruch einlegen müssen.

Schätzungsrahmen
Der Schätzungsrahmen beschreibt die Schwankungsbreite der Schätzung, die noch zulässig ist. In den Betriebsprüfungen ist damit ein Verhandlungsspielraum gegeben, den der Steuerpflichtige nutzen muss, um mögliche Zuschätzungen zu minimieren. So führen beispielsweise unterschiedliche Kalkulationsmethoden zu unterschiedlichen Mehrumsätzen. Sind Schätzungen wirtschaftlich überhaupt nicht möglich oder unschlüssig in der Herleitung, hat der Steuerpflichtige gute Chancen, solche Schätzungen vor Gericht oder im Einspruchsverfahren anzugreifen. Hin und wieder drohen Prüfer mit höheren Schätzungen, wenn ein Zwischenergebnis nicht akzeptiert wird. Dann handelt es sich (mindestens) um "Strafschätzungen", die unzulässig sind.

Verfahrensablauf
Welchen Weg nimmt nun die Schätzung während der Betriebsprüfung? Der Prüfer dokumentiert die Schätzung und Herleitung im Betriebsprüfungsbericht. Auf diesen Bericht haben Sie Anspruch und können (müssen aber nicht) innerhalb eines Monats Stellung nehmen. Danach wird der Betriebsprüfungsbericht vom Finanzamt ausgewertet, und die sich daraus ergebenden neuen Steuerbescheide (mit den geforderten Steuernachzahlungen) werden an den Steuerpflichtigen gesendet. Hier haben Sie als Betroffener eine Einspruchsmöglichkeit. Der Einspruch wiederum wird von der Rechtsbehelfsstelle des Finanzamts geprüft – ein Vorteil, da jetzt noch eine andere Person die Schätzung des Betriebsprüfers kontrolliert.

Steuerrechtschutz-Versicherung
Wird dem Einspruch nicht stattgegeben, ist eine Klage zulässig, die idealerweise über eine Steuerrechtschutzversicherung (ggf. auch über eine Prozesskostenhilfe) abgewickelt wird. Müssen Sie selber die Kosten tragen, wird es oft eng – besser also, Sie haben eine Steuerrechtschutzversicherung abgeschlossen.

Fehler in der Buchhaltung als Schätzberechtigung?
Ist die Buchhaltung ordnungsgemäß, wird deren Richtigkeit vermutet. Dies ergibt sich aus § 158 Abgabenordnung (AO). Eine Schätzung ist dann grundsätzlich unzulässig. Schätzungen werden dann vorgenommen, wenn Steuererklärungen nicht abgegeben werden oder wenn Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten verletzt werden. Aber führt jeder Fehler zur Schätzung?

Ordnungsgemäße Buchführungen sind grundsätzlich beweiskräftig und werden der Besteuerung zugrunde gelegt. Eine Abweichung hiervon kann der Prüfer nur vornehmen, wenn er

  1. beweisen kann, dass das Ergebnis (z. B. der Gewinn) unzutreffend oder
  2. die Buchführung formell ordnungswidrig ist.

Typische Fälle mit Hinzuschätzungsberechtigung

  1. Der Prüfer findet Einzelfalle, die nicht verbucht sind.
  2. Entdeckung von Warenverkaufen beim Großhändler, die beim Einzelhandler nicht als Wareneinkauf gebucht wurden
  3. Einlagebuchungen auf Geschäftskonten ohne plausible Erläuterungen
  4. Buchführungsunterlagen sind nicht mehr auffindbar
  5. fehlende Einzelbelege
  6. fehlende Kassensturzfähigkeit
  7. lückenhafte Rechnungsnummernkreislaufe
  8. fehlende Programmierprotokolle bei Computerkassen
  9. größere Abweichungen zwischen Verprobungsergebnis (Kalkulation) und tatsachlichem Ergebnis

Diese Informationen stammen aus dem Steuer-Sparbrief AKTUELL

 

Gewerbesteuer

SteuerSparbrief AKTUELL

SteuerSparbrief AKTUELL – Ihr Beratungsbrief in Sachen Steuern & Finanzen:
Sie interessieren sich als Unternehmer oder in entsprechend leitender Position für Themen rund um Steuern und Finanzen? Unsere Experten fassen monatlich alles Wichtige zum Steuerrecht im „SteuerSparBrief AKTUELL“ für Sie zusammen.

Lesen Sie jetzt 14 Tage kostenlos eine Ausgabe. Dabei haben Sie freien Zugriff auf das ganze Info-Paket! (Online-Zugangsdaten in der Ausgabe.) Incl. aller Ausgaben im Archiv und Downloads zu Checklisten, Mustertexten und anderen Arbeitshilfen.

Für Streitigkeiten bezüglich der Gewerbesteuer ist in aller Regel das Verwaltungsgericht und nicht die Finanzgerichtsbarkeit zuständig. Letztere kommt lediglich beim Steuermessbescheid ins Spiel.

 

Gewerbesteuerpflicht gilt für GmbH und UG

Die GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) unterliegen als Kapitalgesellschaften grundsätzlich der Gewerbesteuer. Die jeweilige Gesellschaft ist körperschaftsteuerpflichtig, während die Gesellschafter Ausschüttungen der UG oder GmbH (Dividenden) nochmals mit der Einkommensteuer versteuern müssen (Abgeltungssteuer).

 

Haftungsbeschränkung schließt persönliche Haftung nicht aus

Die UG wurde 2008 als Alternative zur englischen Limited Company eingeführt. Sie haftet für Verbindlichkeiten der Gesellschaft ausschließlich mit dem vorhandenen Stammkapital und Vermögen der Gesellschaft. Eine Inanspruchnahme des Geschäftsführers ist eigentlich nicht möglich. Die persönliche Haftung der Geschäftsleitung kann sich aber dann ergeben, wenn grob fahrlässig oder gar vorsätzlich persönliche Pflichten wie die Steuerpflicht verletzt werden.

Download:
➥ Gewerbesteuer: Hinzurechnungen zum Gewerbeertrag

 

Reisekosten / Erstattete Fahrtkosten nur mit Nachweis steuerfrei

Auch wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden, reicht das nicht für eine tatsächliche Steuerfreiheit der Beträge. Dazu bedarf es noch der Erfüllung einer weiteren Voraussetzung.

Erforderlich für die Steuerfreiheit ist stets eine Einzelabrechnung. Nachweise über Details zu den Reisekosten (wie die Dauer der Reise, den Reiseweg und die Höhe der ggf. vom Arbeitnehmer verauslagten Aufwendungen) müssen dazu erbracht werden. Diese Unterlagen müssen daher als Belege zum Lohnkonto genommen werden.

 

Rechnungen

Nachträgliche Rechnungsberichtigung (Rückwirkende Rechnungsberichtigung)

Viele Unternehmer können aufatmen – der BFH hat 2016 die Rückwirkung von berichtigten Rechnungen bestätigt. Leistungsempfänger dürfen jetzt trotz formaler Mängel in Rechnungen einen Vorsteuerabzug rückwirkend zum Zeitpunkt des Rechnungsempfangs geltend machen. (BFH, Urteil vom 20.10.2016, Az. VI R 25/16)

Entscheidend dafür war das Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) in der Rechtssache Senatex vom 15. September 2016, C-518/14. Danach wirkt eine Rechnungsberichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurück. Der EuGH missbilligte hier zudem das pauschale Entstehen von Nachzahlungszinsen in Deutschland.

Damit die Rückwirkung der Rechnungsberichtigung anerkannt wird, muss das Ausgangsdokument allerdings über bestimmte Mindestangaben

verfügen.

Download:
➥ Musterschreiben: berichtigte Rechnung anfordern

 

Rechnungskopien ausreichend für Vorsteuerabzug

Die Voraussetzungen an eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug sind auch dann erfüllt, wenn der Unternehmer lediglich eine Rechnungskopie elektronisch übermittelt (FG Köln, Urteile vom 11.05.2016, u.a. Az. 2 K 2123/13).

 

Rechnungsaustausch im ZUGFeRD-Format

Rechnungen zwischen Unternehmen werden zunehmend elektronisch ausgetauscht. Die Digitalisierung schreitet voran. Dort, wo die Rechnung empfangen wird, wird diese vollautomatisch geprüft, gezahlt, verbucht und archiviert. Auch kleinere Unternehmen sollten sich mit dem Thema beschäftigen das ZUGFeRD-Format zu nutzen. Denn gerade dieser Standardprozess kann mit elektronischer Unterstützung beschleunigt und vereinfacht werden.

Was ZUGFeRD bedeutet
ZUGFeRD ist das Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein Standardformat für elektronische Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit verschiedenen Branchenvertretern, mit Banken und Ministerien entwickelt.

Internationaler Einsatz möglich
Das ZUGFeRD-Format ist neben dem Einsatz im Inland auch im europäischen und internationalen Geschäftsverkehr nutzbar. Es handelt sich dabei um eine PDF-Datei, in der Rechnungsdaten in strukturierter Weise übermittelt werden.

Detaillierte Informationen und Beispiele zum ZUGFeRD-Format finden Sie unter: ZUGFeRD-Datenmodell

Umsetzung in Ihrem Unternehmen
Die ersten, insbesondere größeren Unternehmen, verlangten bereits seit 2014 von ihren Lieferanten die Rechnungsübermittlung in elektronischer Form im ZUGFeRD-Format. Immer mehr Softwareprogramme und Buchhaltungssysteme können seither dieses Format automatisch auswerten, d.h. die Rechnung prüfen, den Zahlungsvorgang einleiten und die Verbuchung vornehmen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und zum Datenzugriff durch die Finanzbehörden (GoBD) verlangen, dass die elektronisch empfangenen Rechnungen in dem Format unveränderbar archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Insofern sind die Rechnungen im ZUGFeRD-Format auch in diesem Format zu archivieren.

 

Dienstwagen / Dienstfahrzeug / Firmenwagen / Firmenfahrzeug / Firmenauto / Fuhrpark

Dazu dient ein Firmenwagen

Unter einem Dienstwagen, häufig auch Firmenwagen genannt, versteht man ein Kraftfahrzeug, das der Arbeitgeber einem Mitarbeiter zum Gebrauch überlässt. Die Überlassung eines Firmenwagens an einen Arbeitnehmer kann unterschiedliche Gründe haben. Sie kann

 

Private Nutzung eines Firmenwagens

Die Überlassung eines Dienstwagens beinhaltet aber nicht zwangsläufig das Recht, diesen auch privat nutzen zu dürfen. Hierzu bedarf es einer gesonderten Erlaubnis, die ausdrücklich aber auch stillschweigend erfolgen kann.

Wird einem Mitarbeiter die Privatnutzung des Dienstwagens gestattet, stellt dies einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezuges und somit einen Vergütungsbestandteil dar.

Aus der Einordnung der privaten Nutzung als Arbeitsentgelt folgt, dass die Zusage einer Privatnutzung vom Arbeitgeber nicht einseitig widerrufen werden kann. Sie kann nur durch eine (nur schwer durchsetzbare) Änderungskündigung oder durch eine Vereinbarung des Widerrufsrechts im Überlassungsvertrag beseitigt werden.

 

Versteuerung eines Dienstwagens / Berechnungsmethoden

Da die Privatnutzung des Dienstwagens einen geldwerten Vorteil darstellt, ist dieser zu versteuern. Dies gilt auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, selbst wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug wegen bestimmter dienstlicher Sondereinsätze ständig zur Verfügung haben muss.

Die Ermittlung des Vorteils, den der Mitarbeiter durch die private Nutzung hat, kann nach zwei verschiedenen Methoden erfolgen:

  1. Berechnung nach der Nutzungspauschale (1-%-Regelung)
    Für reine Privatfahrten werden nach dieser Methode 1 Prozent des auf volle 100 € abgerundeten Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt.
    Hinzu kommt für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer.
  2. Berechnung nach Einzelnachweis
    Die dienstlich und privat zurückgelegten Wege müssen gesondert durch ein laufend geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Der geldwerte Vorteil entspricht dann dem Verhältnis der privat gefahrenen Kilometern zu den Gesamtkilometern bezogen auf die Gesamtkosten unter Berücksichtigung von Unfallkosten und der Abschreibungen.

Berechnungs-Beispiel zur 1-%-Regelung:

 

BWA-Formen – Unternehmen besser lenken

Die hier vorgestellten BWA-Formen können Sie im Regelfall von Ihrem Steuerberater erhalten. Jedoch: Diese BWA-Formen sind weitgehend unbekannt, obwohl sie wichtige Angaben zur Unternehmenslenkung liefern können.

 

Standard-BWA

In der Standard-BWA (Auszug siehe Abb. 1) werden die Einnahmen und die Ausgaben des Monats dargestellt. Üblicherweise ist daneben auch der kumulierte Jahreswert zu finden, der hier aber nicht abgebildet ist. Interessant bei der Auswertung ist die Darstellung der prozentualen Verhältnisse. Wie viele Prozent macht der Wareneinkauf oder machen die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz aus? Verfolgen Sie diese Werte regelmäßig, können Sie bei Auffälligkeiten direkt einschreiten. Übrigens: Diese BWA gibt es auch als grafisches Kuchendiagramm, wenn Sie lieber mit Bilddarstellungen arbeiten.

Standard-BWA
Abb.: Die Standard-BWA, Auszug (Quelle: DATEV eG)

 

Entwicklungsübersicht

In der BWA "Entwicklungsübersicht" werden die einzelnen Monate nebeneinander dargestellt. So werden saisonale Schwankungen sichtbar und Zukunftsprognosen erleichtert.

BWA "Entwicklungsübersicht"
Abb.: Die Entwicklungsübersicht, Auszug (Quelle: DATEV eG)

 

Dreijahresübersicht

Wichtige Informationen über den Geschäftsverlauf eines längeren Zeitraums liefert die Dreijahresübersicht. Hier werden die letzten drei Jahre bzw. der entsprechende Monat nebeneinandergestellt. Nicht abgebildet, aber auch enthalten ist die Gegenüberstellung der drei kumulierten Jahreszeiträume.

BWA Dreijahresübersicht
Abb.: Dreijahresübersicht, Auszug (Quelle: DATEV eG)

 

Kapitalflussrechnung

Wenn Sie Informationen über Ihren Cashflow haben wollen (also zur Liquiditätsentwicklung), hilft die BWA "Kapitalflussrechnung".

BWA "Kapitalflussrechnung"
Abb.: Die Kapitalflussrechnung, Auszug (Quelle: DATEV eG)

 

Branchen-BWAs

Daneben liefern viele Anbieter von Buchführungssoftware spezielle Branchenauswertungen, z.B. für Bauhandwerker, Franchiseunternehmer, Rechtsanwälte, Ärzte, Kfz-Betriebe usw. Diese sind hinsichtlich der Aussagekraft für die jeweilige Branche optimiert und liefern beispielsweise auch spezielle Kennzahlen, die für Branchenvergleiche wichtig sind.

Tipp
Die Kombination aus der Optimierung der BWA und der Auswahl der richtigen BWA-Form hilft Ihnen, Ihr Unternehmen besser zu steuern. Besprechen Sie Ihren Bedarf mit Ihrem Steuerberater – so sind Sie schneller und besser informiert.

 

vGA und Verrechnungskonto

In der Praxis werden für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH häufig Verrechnungskonten geführt. Zahlt nun der Gesellschafter-Geschäftsführer eigene Ausgaben von einem solchen Konto, muss er diese ausgleichen. Bis zum Ausgleich der eigenen Ausgaben ist der Saldo des Verrechnungskontos unbedingt zu verzinsen.

 

So funktioniert das Gesellschafter-Verrechnungskonto

Tätigt ein Gesellschafter-Geschäftsführer Aufwendungen für die GmbH, etwa die Bezahlung der Rechnung für die Bewirtung von Geschäftsfreunden oder die Betankung des Firmenwagens aus eigenen Mitteln, kann er dafür Aufwendungsersatz von der GmbH beanspruchen.

Demgegenüber steht der GmbH gegen den Gesellschafter-Geschäftsführer ein Erstattungsanspruch für diejenigen Zahlungen zu, die sie für ihn erbracht hat, obwohl sie eigentlich dessen Privatbereich zuzuordnen sind. Diese gegenseitigen Ansprüche werden regelmäßig nicht in bar ausgeglichen, sondern auf einem Gesellschafter-Verrechnungskonto verbucht, auf dem derartige Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen GmbH und Geschäftsführer erfasst werden.

Tipp
Die Finanzbehörde nimmt eine vGA an, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer auf einen gegen ihn gerichteten Saldo des Verrechnungskontos keine Zinsen entrichtet.

Beispiel – ein Fall vor Gericht
Das Verrechnungskonto eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers wies über längere Zeit einen Saldo von mehr als 570.000 € aus. Die anfängliche Verzinsung des Saldos wurde eingestellt, nachdem klar war, dass die Liquidation der GmbH aufgrund von deren schlechter wirtschaftlicher Situation erfolgen würde. Als das Finanzamt die fehlende Verzinsung als vGA bewertete, berief sich der Gesellschafter-Geschäftsführer darauf, dass er mit seinen eigenen Darlehensforderungen in sechsstelliger Höhe gegen die GmbH den Saldo auf dem Verrechnungskonto hätte mindern können.

Das FG München wies die gegen die Bewertung des Finanzamts gerichtete Klage der GmbH ab. Die Richter führten aus, dass ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter dem Gesellschafter-Geschäftsführer kein zinsloses Darlehen überlassen hätte. Die Folge daraus sei eine vGA. Aber auch eine Aufrechnung läge mangels Vereinbarung zwischen GmbH und Gesellschafter-Geschäftsführer nicht vor. Das ergäbe sich zudem aus der Bilanzierung, bei der das Gesellschafter-Verrechnungskonto auf der Aktivseite der Bilanz und die Darlehensverbindlichkeit auf der Passivseite der GmbH-Bilanz buchhalterisch getrennt waren (FG München, Urteil vom 25.04.2016, Az.: 7 K 531/15).

 

Darauf sollten Sie bei der Verzinsung des Gesellschafter-Verrechnungskontos achten

GmbH-Brief

GmbH-Brief AKTUELL – Als GmbH-Geschäftsführer sind Sie zahlreichen Risiken ausgesetzt, die nicht nur Ihre berufliche, sondern auch Ihre private Existenz bedrohen können.

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Die zu wahrende Fremdüblichkeit besteht nicht nur in der Verzinsung als solcher, sondern auch bei der Höhe der Zinsen. Denn sind die Zinsen zu niedrig, geht das Finanzamt ebenfalls von einer vGA aus. Die zwischen Ihnen als Gesellschafter-Geschäftsführer und der GmbH schriftlich zu treffende Vereinbarung über die Einrichtung des Verrechnungskontos nebst Tilgung und Zinsen sollte daher bei der Zinshöhe Folgendes berücksichtigen:

  1. Vergibt Ihre GmbH auch an Dritte Kontokorrentkonten, müssen die für diese Konten geltenden Zinsen auch zwischen Ihnen und der GmbH vereinbart werden.
  2. Hat die GmbH ihrerseits einen Kredit aufgenommen, um das Verrechnungskonto zu finanzieren, ist mindestens die Höhe dieses Zinssatzes für das Verrechnungskonto zugrunde zu legen.
  3. In allen anderen Fällen ist der übliche Zins eines Girokontos bei einer Bank maßgeblich.

Ein banküblicher Zinssatz in Höhe von 6 % wird bei den meisten Betriebsprüfungen anerkannt, wenn Sie diesen im Jahresdurchschnitt für Ihren Saldo auf dem Gesellschafter-Verrechnungskonto zahlen müssen.

Tipp
Bei unüblich hohen Verrechnungskonten gehört zur Fremdüblichkeit auch, dass Sicherheiten gestellt werden!

Diese Inhalte stammen aus dem GmbH-Brief – Der GmbH-Brief hilft Ihnen mit praxisnahen Handlungsempfehlungen die GmbH zu schützen sowie steuerliche Gestaltungsspielräume rechtssicher auszuschöpfen.

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